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Wie werden Multi-Space-Konzepte realisiert?

Posted By Marilena Maiullari On Dezember 4, 2012 @ 2:55 pm In Prozesse | No Comments

Cool bleiben im Büro ohne Klimaanlage

Der traditionelle Arbeitsplatz und das Multi-Space-Office erinnern mich an die Unterschiede zwischen dem Comodore 64 und dem iPad: Das Multi-Space-Office ist wie das iPad effizienter, kreativer und sparsamer. Es bricht die klassischen Raumkonzepte auf und ermöglicht kommunikative, offene Strukturen, Zonen für Erholung, Kreativität oder Begegnungen und vieles mehr. Solche Lösungen verbessern die Leistungsfähigkeit und helfen Kosten zu sparen.

Ein ebenfalls wichtiger Unterschied zur öden Bürolandschaft ist die Vielfalt pro Abteilung. Räume werden bedürfnisbezogen anstatt einheitlich gestaltet. Was zählt, ist die Aufgabe, der Arbeitsplatz passt sich an. Das Arbeiten in Teams oder nach Projekten – Cross-functional-work – wird möglich.

Lebendige Unternehmenskultur
Die Strategie für diverse Bereiche wie Arbeiten, Konferenz, Pause, Regeneration und Convenience ergibt sich aus dem Anspruch optimal aufeinander abgestimmter Aktivitäten (Desk-Sharing, spontane Projekt- oder Teambesprechungen, zentrale Aktenablage der Servicepoints etc.). Um Multi-Space-Konzepte zu realisieren, müssen die Unternehmensgrundsätze sowie die Kernanliegen von ganz oben verabschiedet werden. Denn wenn das Konzept nicht von allen Verantwortlichen getragen und gelebt wird, drohen Unstimmigkeiten und oder gar ein Fiasko – man denke an Chefs, die auf ihrem Einzelbüro beharren und Mitarbeiter, die etwa ihre persönliche Kommode und die Kaffeemaschine partout nicht aufgeben wollen.

Motivation und Integration der Mitarbeiter wichtig
Die Betroffenen zu Beteiligten machen: Nutzerinterviews oder eine Online-Befragung schaffen wirkungsvolle Mitsprachemöglichkeiten für die Mitarbeitenden. Sie sind Bestandteil eines guten Change-Managements und beugen Widerstand vor. Antworten auf Fragen wie «Was tut den Mitarbeitenden gut?» oder «Was macht sie glücklich?» sollten in der Büro-Strategie umgesetzt sein.

[1]

Phasenorientierte Planung
Unter Einbezug der Unternehmensgrundsätze, Kernanliegen und Subkonzepte («Nachhaltigkeit», «Arbeitsprozesse» etc.) erstellen die Raumplaner geeignete Raumkonzepte – Gruppenarbeitsplätze, Essraum, nicht reservierbare Sitzungslandschaften, Ruheräume oder Bibliothek etc. Sie überlegen sich als erstes, welche Räume in welcher Menge nötig sind. Elemente wie Technik, Infrastruktur, Klima und Energie sollen zudem von Synergieeffekten profitieren, die sich aus räumlicher und inhaltlicher Nähe ergeben. Die Detailplanung materialisiert schliesslich die Vorstellungen: Welche Ausstattung ist nötig? Welche Farben müssen her? Wie sollen die Räume respektive die Arbeitsplätze für eine optimale Kommunikation arrangiert werden?

Agilität ist Programm
Damit bei Wachstum oder Bildung neuer Bereiche schnell reagiert werden kann, muss das Multi-Space-Office wandelbar sein, es kommt deshalb mit wenig festen Einbauten aus. Barrieren werden räumlich wie inhaltlich nur dort aufgestellt, wo sie zwingend sind und die Produktivität nicht hemmen.

Kommunikation gegen Fallstricke
Veränderungen rufen oft Unsicherheiten hervor. Deshalb ist während des gesamten Projektes eine kontinuierliche Information der Mitarbeitenden notwendig. Ein gut geplantes Coaching hilft, sie auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten. Farb- und Materialcodes helfen ihnen zudem, die Zonen besser zu erkennen und zu nutzen.

Realisierung von Multi-Space-Konzepten in Stichworten:
Klare Unternehmensziele
Neue, lebendige Unternehmenskultur
Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeitende
Gebäude- und Arbeitsanforderungen
Arbeitsprozesse
Raumkonzept
proaktiv gestaltete Kommunikation

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[3] Führungsmodelle: Authentizität ist das einzig Glaubhafte: http://www.buerowelten.ch/de/2012/09/fuhrungsmodelle-authentizitat-ist-das-einzig-glaubhafte/

[4] Unternehmenserfolg mit Feng Shui stärken: http://www.buerowelten.ch/de/2012/07/unternehmenserfolg-mit-feng-shui-starken/

[5] Mehrwert von Corporate Architecture? Tiefere Kosten und motivierte Mitarbeitende!: http://www.buerowelten.ch/de/2012/05/mehrwert-von-corporate-architecture-tiefere-kosten-und-motivierte-mitarbeitende/

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