Die hauptsächlichen Kosten für ein Unternehmen mit Büroarbeitsplätzen entstehen durch Personal- und Betriebskosten. Eine kostensparende und schnell umzusetzende Möglichkeit ist das „Optimieren der Arbeitsflächen“. In meinem 2. Blogbeitrag, Lärm, kein Platz und schlechte Luft – was tun? schrieb ich ausführlich über die Mindestanforderungen von Büro-Arbeitsplätzen. Heute beschreibe ich die Mindestanforderungen an einen Desk-Sharing Arbeitsplatz.

Neben einem restriktiven Flächenmanagement (weniger Fläche pro Arbeitsplatz) führen die Betriebe vermehrt „Desk–Sharing“ ein. Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Personen einen Arbeitsplatz. Eine mir bekannte „Desk-Sharing“ Regel lautet, pro 100 Stellenprozente ein Arbeitsplatz.

Neben der Kostenersparnis ist die verbesserte interne Kommunikation das Ziel von Desk-Sharing Modellen. Geeignet für Personen mit einem hohem Mass an Verantwortung und Selbstbestimmung mit wechselnden Aufgaben in unterschiedlichen Teams. „Non-territoriale“ Büros werden durch die gemeinsam genutzte Infrastruktur geprägt. Der persönliche Bezug zum Arbeitsplatz, ein wichtiger Aspekt der Mitarbeiterzufriedenheit, geht dabei verloren. Aus diesem Grunde muss die Einführung von Desk-Sharing Konzepten bei Personen mit Tätig-keiten mit fehlender Selbständigkeit und hoher Fremdbestimmung sehr sorgfältig und nachhaltig umgesetzt werden. Massnahmen zur Einsparung von Fixkosten dürfen unter keinen Umständen die Gesundheit der Mitarbeitenden beeinträchtigen. Neben den psychosozialen Belastungen am Arbeitsplatz verursachen körperliche Zwangshaltungen, ausgelöst durch einen nicht fachgerecht angepassten Arbeitsplatz, besonders häufig Beschwerden.

Spezielle Anforderung der Ergonomie bei Desk-Sharing
Beim Desk-Sharing nutzen verschiedene Personen mit unterschiedlichen Körpermassen ein und denselben Arbeitsplatz. Die Mitarbeitenden müssen bei Arbeitsbeginn in der Lage sein, sich den Arbeitsplatz ergonomisch so einzurichten, dass sie in einer zwangslosen Körperhal-tung arbeiten können. Auf folgende Punkte muss dabei geachtet werden:

• Aus ergonomischer Sicht spielt es keine Rolle wie hoch die Desk-Sharing Rate im Betrieb ist.
• Eine Schulung für alle Mitarbeitenden ist wichtig. Nur so sind sie in der Lage  die nötigen Anpassungen am Arbeitsplatz vor Arbeitsbeginn jeweils selbständig vorzunehmen.
• Der Bürostuhl sollte von sehr guter Qualität und einfach und verständlich einzustellen sein.
• Automatisch höhenverstellbare Arbeitstische (Verstellbereich Höhen: 68 cm – 128 cm, Mindesttischfläche: 160 cm x 80 cm) sind erforderlich.
• Bildschirme müssen in Distanz, Höhe und Neigung ohne Kraftaufwand und einfach eingestellt werden können. Der Einsatz von Schwenkarmen kann sinnvoll sein.
• Tastatur, Maus und „Head Set“ sollten aus hygienischen Gründen persönliche Geräte sein und müssen bei Arbeitsbeginn eingesteckt werden (Der Laptop darf nicht als Dauerar-beitsgerät eingesetzt werden).
• Auf Schreibunterlagen und Mausmatten sollte man verzichten.
• Caddys, für den Transport und die Aufbewahrung der persönlichen Unterlagen, müssen bei voller Ladung, einhändig bedien-und rollbar sowie kippsicher sein.
• Das passende Licht sollte durch eine gut geplante Deckenbeleuchtung und ergänzende Steh- oder Tischleuchten garantiert sein.
• Um Blendungen durch Tageslicht zu vermeiden, muss eine einfach zu bedienende Innenstore vorhanden sein.
• Die Lüftung muss von hoher Qualität sein und so eingestellt werden, dass bei Vollbesetzung eine genügende Luftwechselrate erreicht wird, bei Mindestbesetzung aber kein Durchzug entsteht.
• Der jeweils zugewiesene Arbeitstisch sollte im Bereich der Arbeitsgruppe oder Abteilung stehen und im Voraus buchbar sein. Entscheidend für den „Mobile Worker“ ist, dass er “seine Leute” treffen kann und ebenso auch Ruhe für konzentriertes Arbeiten findet.
• Das Einführen von „Desk-Sharing“ sorgfältig planen. Wichtig ist, dass die Beteiligten in die Umsetzung einbezogen werden und diese verstehen. Der Betrieb muss eine verständliche Standardisierung des Konzeptes, frei von Hierarchien und Spezialwünschen, umsetzen und beibehalten.

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