Die Ferien waren mehr oder weniger lang, erholsam, wunderschön und überhaupt das Beste, was einem im letzten halben Jahr passiert ist. Und jetzt sitzt man wieder da. In seinem Büro, vor einem Stapel ungeöffneter Briefe und Zeitschriften. Wenn das nur die einzige Hürde wäre. Denn das wahre Ungeheuer wartet im PC.

Genauer, im E-Mail Posteingang. Wer eine Woche oder gar nur ein paar Tage weg war, kennt das Szenario: E-Mails en Masse. In kurzer Zeit sammeln sich Dutzende, ja Hunderte E-Mails an. Wie Sie die E-Mails abarbeiten, ohne gleich in die Stressfalle zu tappen, erfahren Sie hier:

Erstmals holen Sie sich einen Kaffe oder Tee, danach schildern Sie  Ihren (neugierigen) Mitarbeitern kurz die Ferien-Highlights, um sogleich zu verkünden, dass Sie in den nächsten paar Stunden nicht mehr gestört werden möchten, sie müssen schliesslich Hunderte von E-Mails bearbeiten:

• Arbeiten Sie sich von unten nach oben. 
• Nehmen Sie jedes E-Mail nur einmal „in die Hand“.
• Entscheiden Sie, ob das E-Mail reine Information enthält, oder ob Sie etwas erledigen müssen.
• Was in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt. Was länger Zeit braucht, wird verschoben oder delegiert. Setzen Sie sich hierfür einen Termin im Kalender, damit nichts vergessen geht. 
• Wenn Sie nichts erledigen müssen, löschen Sie das E-Mail oder legen es in einen entsprechenden Projekt-Ordner ab.

Und wenn die E-Mails endlich alle sortiert, gelöscht oder beantwortet sind, lassen Sie sich nicht von eingehenden E-Mails ablenken, sondern bearbeiten Sie Ihre Post gezielt und nur 2 – 3 Mal pro Tag. Das spart Zeit und fördert die Konzentration. Siehe auch Artikel Konzentration vs. Zerstreuung.

Was Sie vor den Ferien tun können – die nächsten Ferien kommen bestimmt

• Erstellen Sie eine Abwesenheitsmeldung und geben Sie Ihre Stellvertretung bekannt. So delegieren Sie die Arbeit elegant an Ihre Mitarbeiter.
• Beauftragen Sie einen Arbeitskollegen während Ihrer Abwesenheit Ihre E-Mail regelmässig zu checken und wo möglich, gleich zu beantworten. So geht nichts Wichtiges verloren und wenn Sie zurückkehren, ist die Mail-Box nur noch halb so voll.
• Setzen Sie je nach Betreff oder Absender einen Filter, der die Nachrichten direkt in den entsprechenden Ordnern ablegt. Das erspart Zeit beim Sortieren.

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